Promosyon Adedi Nasıl Hesaplanır? Kaç Adet Sipariş Verilmeli

Sipariş miktarını bulmak için önce kaç kişiye ne vereceğinizi yazın, sonra bu sayıya yedek payı ekleyin ve dağıtım kanalının gerçek davranışına göre düzeltin. Basit görünen bu hesap, promosyon bütçesinde en çok yanlış yapılan adımdır: fazla alınan ürün depoda kalır, az alınan ise etkinliğin ikinci gününde biter. Buradaki odak bütçe değil miktar; para tarafı için kurumsal hediye bütçe planına bakabilirsiniz.

Temel formül: alıcı × parça + yedek

Her kanal için aynı çerçeveyi kullanın:

1. Gerçekten ürün alacak kişi sayısını belirleyin. Davetli sayısı değil, hediyeyi alacak kişi sayısıdır.
2. Kişi başı kaç parça verileceğini yazın. Ayrı ürünlerse her ürün için ayrı satır açın.
3. Çarpımı bulun; üzerine yedek payı ekleyin. Yedek; hasarlı çıkan parça, son dakika katılımcı, yanlış baskı ve hediye değiştirme için ayrılır.
4. Sonucu üretim kademesine ve asgari miktara göre yuvarlayın.

Yedek payı için tek bir doğru yüzde yoktur. Küçük ve kırılmayan ürünlerde (kalem, anahtarlık) çoğu zaman yüzde beş ila on yeterli olur; cam, seramik ve elektronikte daha geniş pay bırakmak mantıklıdır. Bu yüzdeler başlangıç varsayımıdır; sizin önceki etkinlik ya da dağıtım kayıtlarınız her zaman daha güvenilir bir kaynaktır.

Dağıtım kanalına göre hesap

Aynı sayıda insan farklı kanallarda çok farklı miktar tüketir. Bunu bilmeden yapılan hesap ya depoda ya standda sorun çıkarır.

Oranları kendi kayıtlarınızdan çıkarın: geçen yılki fuarın ziyaretçi ve uğrama sayısı, mağazanın fiş kayıtları, ekibin ziyaret takvimi. İlk kez yaptığınız bir etkinlikte oran bilinmiyorsa iki senaryo hesaplayın, biri temkinli, biri iyimser. İkisi arasındaki fark büyükse tek partide durmayın; aşağıdaki parti bölme bölümü tam bu durum için yazıldı.

Çok parçalı setlerde en küçük sayıdaki parçaya dikkat edin. Kutuda kalem, defter ve termos varsa üçünün de sayısı eşit olmalı; yedek payı parçalara ayrı ayrı eklenmiş ve biri kısa kalmışsa set eksik teslim edilir. Önce set sayısını belirleyin, sonra parça başına yedeği hesaplayın.

Varsayımsal örnek hesaplar

Aşağıdaki tablodaki tüm sayılar uydurulmuş örneklerdir. Mantığı görmek için kendi rakamlarınızla değiştirin.

Kademeli fiyat ve asgari miktar etkisi

Siparişin sayısı arttıkça birim baskı bedeli düşer. Baskı fiyat sayfasındaki kademe tablosu ve hesaplayıcı bunu gösterir: bkz. baskı fiyatları. Hesabınız bir kademenin hemen altında kalıyorsa, üst kademeye yuvarlamak bazen toplam maliyeti bile düşürür; bunu teklifte iki seçeneği yan yana yazdırarak sınayın. Fazla kalan parçalar bir sonraki etkinliğe stok olur; ancak bu mantık yalnızca son kullanma ya da yıl bağımlılığı olmayan ürünlerde geçerlidir. Tarihli ajandanın artan parçası ocak ayından sonra neredeyse işe yaramaz.

Asgari miktarlar da hesabı etkiler:

• Duvar saatlerinde asgari 30, baskılı sırt çantalarında 200 ve banner pen kalemlerde 1.000 adet vardır.
• Tampon baskıda 1.000 adedin altındaki siparişler 1.000 adet fiyatından değerlendirilir. Örneğin 400 kalem gerekiyorsa, aynı fiyatı ödeyeceğinizi bilerek 1.000'e tamamlamak ya da farklı bir baskı yöntemini sormak ayrı bir karardır; tampon baskı ve lazer baskı koşullarını teklifte karşılaştırın.
• Çoğu üründe asgari miktar ürün sayfasında yazar; yazmıyorsa teklif sepetinden sorun.

Partiye bölmek mantıklı mı?

Belirsiz bir talepte tüm miktarı tek seferde almak riskli, bölmek ise iki kez baskı ve iki kez kademe demektir. Orta yol şöyledir: tahmini ihtiyacın yaklaşık üçte ikisini ilk partide sipariş edin, ilk partinin ne kadar hızlı tükendiğini görüp ikinciyi ona göre verin. Bu yöntem etkinlik sonrasında büyük artan stoktan korur, ama ikinci partinin zamanında yetişmesi şarttır; çünkü baskılı siparişlerde teslim süresi, baskı bilgilerinin ve ödemenin tamamlandığı günden itibaren 15 iş günüdür. Her parti için ayrı kargo süresi de ekleyin. Süreç ayrıntıları teklif ve teslimat sayfasındadır.

Yeniden sipariş zamanı: stok eşiği

Sürekli dağıtılan bir ürün için yeniden sipariş noktasını şöyle bulun: haftalık ortalama tüketim × bekleme süresi (hafta). Bekleme süresine 15 iş günü üretimi, kargo süresini ve teklif onayı için bir iki günlük payı ekleyin.

Varsayımsal örnek: haftada 60 parça dağıtılıyorsa ve toplam bekleme dört haftaysa, stok 240'ın altına inince yeni sipariş verilmelidir. Siparişi 240'ta değil 300'de vermek, gecikme riskine karşı küçük bir güvenlik payıdır. Büyük siparişlerin aşamaları için toplu sipariş ve teslim planı yazısına başvurabilirsiniz.

Hesabı bitirince son bir kontrol yapın: bulduğunuz sayıyı ürünün kutu veya koli düzenine de uydurun. Örneğin bir kolide 50 parça varsa 1.080 parçalık bir hesabı 1.100'e tamamlamak yarım koli bırakmaz ve depolama ile dağıtımda işi kolaylaştırır. Bu ayrıntıyı teklif aşamasında sorabilirsiniz.

Sık yapılan hatalar

• Davetli sayısını alıcı sayısı sanmak.
• Her kanal için aynı yedek payını kullanmak.
• Tarihli, sezonluk ürünü kademe uğruna fazla almak.
• Asgari miktarı sipariş vermeden önce sormamak.
• Yeniden sipariş süresini etkinlik tarihinden geriye saymamak.