Fuar ve Etkinlik Promosyonu: Ürün, Adet ve Zaman Planı

Fuarda verdiğiniz promosyonun işe yarayıp yaramadığını, ürünün stanttan çıktıktan sonra kimin çantasında kaldığına bakarak anlarsınız. Doğru plan üç ayağa dayanır: standa gelen kitleye uygun ürün, herkese aynı şeyi vermeyen bir dağıtım düzeni ve etkinlikten önce eksiksiz teslim edilmiş bir sipariş. Bu yazıda kalemden powerbank'e kadar uzanan ürün gruplarını etkinlik gözüyle ele alıyoruz.

Önce standa kimin geleceğini düşünün

Bir kongrenin katılımcısı ile halka açık bir fuarın ziyaretçisi aynı ürünü istemez. Kongrede insanlar gün boyu oturum dinler ve not alır; kalem ile notluk orada gerçekten kullanılır. Geniş kitleli bir fuarda ise ziyaretçi elleri dolu dolaşır, küçük ve hafif ürünler tercih edilir, çanta ise bir anda değer kazanır.

Standa uğrayanları kabaca üç gruba ayırın: karar verici ya da potansiyel müşteri, sektörden meslektaşlar ve sadece gezenler. Her grup için aynı ürünü düşünmek yerine, ürün listesini bu gruplara göre kurun.

Bir örnekle düşünelim: makine imalatçılarının buluştuğu bir sanayi fuarında standa gelenlerin çoğu atölyede çalışan ya da satın alma yapan kişilerdir. Onlar için dayanıklı bir kalem, anahtarlık ve işlerine yarayacak bir not defteri, süslü ama kullanılmayan bir hediyeden çok daha uzun süre ceplerde kalır. Tüketiciye yönelik bir gıda fuarında ise bez çanta, ziyaretçinin diğer stantlardan topladığı örnekleri taşımasına yardım ettiği için kendiliğinden dolaşıma girer ve logonuzu salonun her yerinde gösterir.

İki katmanlı dağıtım kuralı

Standın önünden geçen herkese powerbank vermek bütçeyi bir günde eritir. Hiç kimseye değerli ürün vermemek ise standı sıradan gösterir. Çözüm iki katman kurmaktır.

• Birinci katman: standa uğrayan, broşüre bakan herkese verilen kalem, anahtarlık ya da küçük notluk. Amaç markanın adını ceplere ve çantalara yaymaktır.
• İkinci katman: sizinle gerçekten konuşan, kartını bırakan ya da teklif isteyen ziyaretçiye verilen daha değerli ürün. Bu ürün saklanır, masada durur ve görüşmeyi hatırlatır.

Kuralı standda çalışan herkesin bildiğinden emin olun. Aksi halde ikinci katman ürün, ilk gelen kişiye gider ve görüşme kalitesi düşer.

Adet nasıl hesaplanır?

Adedi organizatörün açıkladığı ziyaretçi sayısından değil, standa uğrayacak kişi sayısından türetin. Fuarın toplam ziyaretçisi çok büyük olabilir; ama bunların küçük bir bölümü sizin salonunuza girer, onlardan da bir kısmı standa yaklaşır. Önceki katılımlarınızın kayıtları en güvenilir kaynaktır: kaç kartvizit topladınız, kaç broşür bitti?

Aşağıdaki hesap yalnızca mantığı göstermek için hazırlanmış varsayımsal bir örnektir; gerçek rakamlarınız farklı olacaktır.

Bu tabloyu kendi etkinliğinize uyarlarken günlük uğrayan kişi sayısını, standın salondaki konumuna göre ayarlayın: giriş kapısına yakın bir stand daha çok geçiş görür, ama bu geçişin bir bölümü yalnızca bakıp geçer. Sayıyı gün sonlarında sayarak güncellemek, ertesi günün dağıtım temposunu ayarlamanıza da yardımcı olur.

Yedek payı önemlidir: fuar sonrası ziyaretler, bayi toplantıları ve satış ekibinin müşteri ziyaretleri için de ürün gerekir. Artan promosyon çöpe gitmez; ertesi yıl da kullanılabilir. Bütçeyi kalemlere nasıl bölüştüreceğinizi görmek için kurumsal hediye bütçe planı yazımıza da bakabilirsiniz.

Logo yerleşimi ve paketleme

Fuarda ürün saniyeler içinde değerlendirilir. Bu yüzden logo, telefon numarası, adres ve slogan yığmak yerine yalnızca marka adını ve bir iletişim bilgisini koyun. Kalemde baskı alanı dardır; sade bir logo hem okunur hem de baskıda temiz çıkar. Baskı dosyasını vektörel formatta hazırlamak en güvenli yoldur; ayrıntıları logo dosyası hazırlama rehberinde bulabilirsiniz.

Paketleme de dağıtımı etkiler. Koli içinde yüzlerce kalemi masaya dökmek yerine, ikinci katman ürünleri önceden küçük poşetlere ya da kutulara koyun. Böylece standdaki görevli görüşmenin akışını bozmadan ürünü verebilir. Baskı yöntemlerinin hangi malzemede ne yaptığını merak ediyorsanız baskı tekniklerinin karşılaştırmasına göz atın.

Renk seçimi de unutulmamalı: standın genel renkleriyle uyumlu ürün, hem stantta hem de ziyaretçinin elinde markayı tanınır kılar. Kurumsal rengiyle birebir uyuşmayan bir ürün rengi seçmek yerine, nötr siyah, lacivert ya da beyaz gibi tonlarda sade baskıyı tercih edebilirsiniz.

Teslim takvimini geriye doğru kurun

Baskılı siparişlerde teslim süresi 15 iş günüdür. Bu süre, baskı bilgileri eksiksiz ulaştığında ve ödeme şartları yerine getirildiğinde başlar; yani logo dosyasının düzeltilmesi ya da onay beklemesi süreyi uzatır. Etkinlik tarihinden geriye doğru şöyle bir takvim kurmak güvenlidir:

1. Etkinlikten yaklaşık altı hafta önce: ürünleri seçin, teklif sepetine ekleyin, adet ve baskı bilgisini yazın.
2. Beş hafta önce: logo dosyasını gönderin, baskı onayını verin, ödeme şartlarını tamamlayın.
3. Dört ile iki hafta arası: üretim ve kargo süreci.
4. Etkinlikten en az bir hafta önce: ürünlerin elinizde olması. Sayım ve paketleme için bu pay gerekir.

Teslim planını daha genel haliyle toplu sipariş süreci ve teslim planı sayfasında anlatıyoruz. Siparişi vermeden önce sitedeki fiyatların tahmini olduğunu da unutmayın; kesin fiyat teklif aşamasında bildirilir.

Kargoyu standa mı, ofise mi göndermeli?

Ürünler Konya'dan kargoyla gönderilir; yurt dışı kargo yapılmaz. Şehir dışı gönderimler kargo ya da sizin anlaşmalı olduğunuz ambar üzerinden, karşı ödemeli yapılır. Fuar alanına doğrudan göndermek cazip görünür, ama organizatörlerin çoğu depo kabul saatlerini ve yükleme kurallarını kendi belirler. Bu bilgiyi etkinlik kılavuzundan öğrenmeden alan adresine gönderi çıkarmayın.

Daha sakin yol, kolileri önce ofise ya da bir yetkiliye göndermek, sayımı yapmak, sonra standa kendiniz götürmektir. Kolileri teslim alırken kargo görevlisinin önünde açıp kontrol edin; hasar varsa tutanak tutturmadan teslim almayın. Ayrıntılar için teslimat ve kargo sayfasına bakabilirsiniz.

Sipariş öncesi kontrol listesi

• Standa gelecek üç kitle grubu ve her biri için ürün belirlendi mi?
• İki katmanlı dağıtım kuralı ekibe anlatıldı mı?
• Adet, yedek payı ile birlikte hesaplandı mı?
• Logo vektörel formatta hazır mı; baskı alanına sığıyor mu?
• Etkinlikten en az bir hafta önce teslim alınacak şekilde takvim kuruldu mu?
• Kargonun nereye, kimin adına gideceği netleşti mi?

Etkinlik sonrası dağıtım sayılarını not alın: hangi ürün çabuk bitti, hangisi masada kaldı? Bir sonraki fuarın listesi bu notlarla çok daha isabetli olur. Hazırsanız ürünleri teklif sepetine ekleyip iletişim kanallarından ekibe ulaşabilirsiniz.