Toplu Promosyon Siparişi: Adımlar ve Teslim Planı

Toplu promosyon siparişinde asıl risk ürün seçiminden çok zamanlamadır. Üretim süresinin ne zaman başladığını bilmeyen bir ekip, etkinlikten üç gün önce ürünün hâlâ üretimde olduğunu fark edebilir. Bu rehberde teklif aşamasından kargo teslimine kadar adımları ve etkinlik tarihinden geriye doğru kurabileceğiniz bir planı anlatıyoruz.

Adım adım sipariş süreci

1. Teklif sepeti: İlgilendiğiniz ürünleri sepete ekler, her biri için adet ve baskı bilgisini yazarsınız.
2. Kesin teklif: Sepeti e-posta ya da WhatsApp ile gönderirsiniz. Sitedeki fiyatlar tahminidir; kesin fiyat ve koşullar yazılı teklifte bildirilir.
3. Baskı bilgisi ve logo onayı: Logo dosyası, baskı rengi ve yeri netleştirilir. Hazır dosya yoksa grafik çalışma ücreti devreye girer.
4. Ödeme: Peşin satışta siparişin yüzde 50'si siparişle birlikte ödenir, bakiye teslimatta kapatılır.
5. Üretim: Baskılı ürünlerde 15 iş günlük süre başlar.
6. Kargo: Ürünler Konya'dan Türkiye'nin her yerine kargoyla gönderilir.
7. Teslim kontrolü: Koli kargo görevlisi önünde açılıp kontrol edilir.

Teklif aşamasında hangi kalemlerin fiyata girdiğini görmek için bütçe planı rehberine bakabilirsiniz.

Her adımda dikkat edilecekler

Teklif sepetinde en çok yapılan hata, baskı bilgisini boş bırakmaktır. Her ürün için adedi, baskının rengini ve yerini yazmak, ekibin size tek seferde net bir teklif dönmesini sağlar; eksik bilgi yazışma turunu uzatır ve üretim sayımının başlamasını geciktirir. Kesin teklif geldiğinde ürün adlarını, adetleri, baskı bilgisini ve KDV durumunu satır satır kontrol edin. Fiyatlara KDV dahil değildir; teklifteki toplamın hangi kalemleri içerdiğini yazılı olarak teyit etmek, sonradan anlaşmazlığı önler.

Logo onayı aşamasında ürün üzerinde logonun konumunu ve boyutunu belirlersiniz. Burada kurum içi onay vereceklerin hepsini baştan sürece dahil edin; bir yönetici son anda logonun yerini değiştirmek isterse süre yeniden uzar. Ödeme adımında peşin satışın yüzde 50'lik kısmı siparişle birlikte alınır. Nakit, kredi kartı veya havale seçeneklerinden biriyle ödeyebilirsiniz; vadeli satış ise teminat mektubuna bağlıdır. Fatura, kayıtlı ad ya da firma adıyla kesileceği için ödeme de aynı adla yapılmalıdır.

15 iş günü ne zaman başlar?

En sık yanlış anlaşılan nokta budur. Baskılı siparişlerde teslim süresi 15 iş günüdür, ancak bu süre sipariş verdiğiniz günden değil, baskı bilgilerinin eksiksiz ulaştığı ve ödeme şartlarının yerine getirildiği tarihten başlar. Yani logo dosyası ertesi hafta gelirse sayım da ertesi hafta başlar. İş günü sayıldığı için hafta sonları ve resmi tatil günleri süreye dahil edilmez; bayram ve tatil haftalarını takvimde kontrol edin.

Baskısız siparişlerde süre, sipariş cinsine ve miktarına göre 5-10 gündür. Her iki durumda da kargo süresi bunun üzerine eklenir ve gönderi yapılan şehre göre değişir.

Geri sayım planı

Takvim hesabını kâğıt üzerinde yapmak, siparişin hangi güne kadar verilmesi gerektiğini açıkça gösterir. Çoğu ekip tarihleri aklında tutar ve son hafta paniğe kapılır; oysa geriye doğru sayım, her aşamanın sorumlusunu ve bitiş gününü baştan netleştirir. Etkinlik ya da dağıtım tarihinden geriye doğru gidin. Aşağıdaki tablo mantığı gösterir; gün sayıları tavsiye niteliğindedir ve kendi onay süreçlerinize göre ayarlanmalıdır.

Bu tabloyu yukarıdan aşağıya toplayıp etkinlik tarihinden çıkarırsanız siparişi verebileceğiniz son günü bulursunuz. Yoğun dönemlerde, özellikle yıl sonuna yaklaşırken erken sipariş iyi bir tampon sağlar; bu konuya yılbaşı ve bayram planı rehberinde ayrıca değiniyoruz.

Gecikmelerin en sık nedenleri

Gecikmelerin çoğu üretimden değil, üretimin başlamasını bekleyen eksik bilgiden kaynaklanır. Bu yüzden aşağıdaki maddeleri sipariş öncesinde bir kez gözden geçirmek, haftalarca kazandırabilir.

• Eksik baskı bilgisi: Logo vektörel değil, renk kodu belli değil ya da baskı yeri netleşmemiş. Süre bu bilgiler tamamlanana kadar başlamaz. Logo dosyası hazırlama rehberi bu sorunu önler.
• Geç ödeme: Siparişle birlikte yüzde 50'lik ödeme yapılmadığında süre işlemez.
• Onay zinciri: Logo onayı için birden fazla kişiden görüş beklenmesi.
• Son dakika adet ya da ürün değişikliği: Üretime girmiş bir işin değiştirilmesi zordur.
• Tatil haftaları: İş günü hesabında unutulur.

Teslim kontrolü ve hasar tutanağı

Siparişin tamamlandığı an ürünün size ulaştığı andır, ama sorun varsa çözüm de o anda başlar. Bu nedenle teslim alacak kişiyi önceden bilgilendirin, hasar tutanağı konusunu ona açıkça anlatın ve kolilerin fotoğrafını çekmesini isteyin.

Şehir dışı gönderilerde teslimat kargo ya da anlaşmalı ambar aracılığıyla, karşı ödemeli yapılır. Koli ulaştığında kargo görevlisi yanındayken açın ve içeriği kontrol edin. Dışarıdan ezik, ıslak ya da yırtık bir koli görüyorsanız tutanak tutturmadan teslim almayın. Tutanak olmadan taşıma hasarı sonradan kanıtlanamaz. Adetleri sipariş formuyla karşılaştırın ve baskıların logonuzla uyumunu bakarak kontrol edin. Koliyi açarken kısa bir fotoğraf ya da not almak, ileride bir sorun çıkarsa işinizi kolaylaştırır. Sorun kargodan değil baskıdan kaynaklanıyorsa, yani hatalı baskı ya da yanlış ürün söz konusuysa, değişim hakkını süre dolmadan kullanın ve bize yazılı olarak bildirin.

Değişim ve iptal koşulları

Hatalı baskı, yanlış ürün ya da firmadan kaynaklı bir hata olduğunda en fazla 7 iş günü içinde değişim talep edebilirsiniz. Bu sürenin içinde kalmak için koliyi teslim aldığınız gün içerisinde açıp kontrol etmenizi öneririz. Üretime alınmamış işlerde 3 iş günü içinde ücretsiz iptal mümkündür. Bu nedenle sipariş sonrası ilk günlerde bilgileri tekrar kontrol etmeniz yararlıdır. Ayrıntılı koşullar için iptal, iade ve cayma sayfasına bakın; teslimat bilgileri için teslimat ve kargo sayfası da faydalıdır. Kargo teslimatları yalnızca Türkiye için geçerlidir.

Sipariş öncesi kontrol listesi

• Etkinlik tarihinden geriye doğru takvim hazırlandı.
• Logo vektörel dosya olarak hazır; renk ve baskı yeri belli.
• Onay verecek kişiler önceden belirlendi.
• İlk ödeme için gerekli işlem hazır.
• Teslim alacak kişi ve adres kontrol edildi; hasar tutanağı bilgisi paylaşıldı.

Ürün seçimi aşamasında takılıyorsanız promosyon ürünü seçme rehberi karar sürenizi kısaltır.