Kurumsal Hediyede Paketleme ve Sunum Nasıl Olmalı?

Kurumsal hediyede paketleme, ürünün kendisi kadar hatırlanır. Aynı termos, düzgün kapanmış bir kutuda ve kısa bir notla geldiğinde "verildi" değil "armağan edildi" diye okunur. İyi bir sunum için üç karar yeter: ürünleri tek bir set gibi kurgulamak, ambalajı içeriğin ağırlığına ve kullanım anına göre seçmek, toplu işte paketleme gününü teslim takvimine yazmak. Bu yazıda üçünü de sitede gerçekten bulunan seçeneklerle anlatıyoruz; fiyatlar için ürün sayfalarına ve teklife bakmanız gerekir.

Önce set mantığını kurun

Set, birbirini tamamlayan iki ya da üç parçanın bir amaç etrafında toplanmasıdır. Defter ile kalem not alma işini, termos ile kupa sabah rutinini, powerbank ile kablo yolculuğu anlatır. Beş altı parçaya çıktığınızda ürünler birbirinin dikkatini yer; alıcı hiçbirini hatırlamaz. Karşılama seti, yıl sonu teşekkürü ve müşteri ziyareti gibi her durum için ayrı bir "hikâye" belirleyin, parçaları ona göre seçin.

İki yol var. Birincisi hazır setlerdir: hediyelik setler kategorisindeki modellerde defter, kalem, anahtarlık, kartvizitlik ya da powerbank gibi parçalar kutusuyla gelir ve ürün açıklamasında kutu tipi (karton, cilt bezi, taslama, deri) yazar. İkincisi kendi setinizi kurmaktır; bu durumda ürünleri siz seçersiniz ama ambalaj, yerleşim ve paketleme emeği sizin tarafınızdadır.

• Hazır set: kutu ile içerik önceden uyumlu, tek kalemde sipariş edilir, paketleme işi yoktur. İçerik değişikliği sınırlıdır.
• Kendi setiniz: ürün seçimi serbest, kişiye göre farklılaştırmak kolay. Karşılığında paketleme günü ve ambalaj siparişi planlamanız gerekir.

Ambalaj seçenekleri: hangisi ne zaman?

Ambalajı sitenin ürün kategorileri içinden seçmek, uyumsuz boyut sorununu baştan çözer. Aşağıdaki tablo yalnızca sitede bulunan seçenekleri sıralıyor.

Karton çanta ile bez çantayı birlikte düşünmek de mümkün: kutulu seti karton çantaya yerleştirip, üstüne gelen kişiye özel notu koyduğunuzda sunum tamamlanır. Alıcıdan sonra çok kullanılmasını isterseniz bez çantayı ana ambalaj yapın; bunun ayrıntıları için bez çanta rehberine bakabilirsiniz.

İçerik sıralaması ve açılış anı

Kutuyu açan kişi ilk üç saniyede bir izlenim edinir. En çok görmesini istediğiniz parça, kapağın altında ilk görünen olsun; defter ya da plaket gibi geniş yüzeyli parça genellikle bu rolü iyi oynar. Ağır ürünler (termos, powerbank) alta ve kenara, hafif ve kırılabilecek parçalar üste ya da kendi bölmesine yerleşir. Metal yüzeyler birbirine sürtünüyorsa araya ince kâğıt ya da kılıf koyun; parlak yüzeyler en çok kutu içinde çizilir.

Kısa bir not kartı koymak ucuz ve etkilidir. Kartı kendi matbaanızda ya da ofis yazıcınızda hazırlayabilirsiniz; sitedeki ürünlerle ilgisi yoktur, burada sadece sunum önerisi olarak yazıyoruz. Üç satırı geçmeyen, alıcının adını ve teşekkürün gerekçesini içeren bir metin, uzun bir kurumsal paragraftan daha çok okunur.

Kişiye özel isim baskısı: neye, nereye, nasıl?

Fiyat listesinde termos, ajanda ve defter, organizer, metal kalem, kartvizitlik, çakı, powerbank, USB bellek ve speaker için ayrı "tekli isim baskısı" satırları bulunur. Termoslarda isim kazıma lazerle yapılır ve kademeli fiyatlandırılır; tutarları baskı fiyatları sayfasından görebilirsiniz. Hazır setlerde ise kutu üzerine lazer isim ya da firma baskısı ile kutu içindeki ürünlere lazer kazıma veya UV baskı seçeneği ayrı tabloda yer alır.

İsim işi sorunsuz yürüsün diye şunları yazılı hale getirin:

• Liste tek bir dosyada olsun; ad, soyad ve varsa unvan ayrı sütunlarda yazılsın.
• Büyük küçük harf tercihini belirtin. Türkçe karakterlerde İ ile I ayrımı büyük harf yazımda en sık bozulan yerdir.
• Kutu üzerindeki isimle ürün üzerindeki isim aynı yazımda olmalı; aksi halde paket açılınca ürün ile kutu farklı kişilere ait görünür.
• Uzun isimler küçük yüzeyde ya sığmaz ya da küçülür. Kalem gövdesi gibi dar alanlarda sadece ad ve soyad yeterli olabilir.

Lazer baskı kalıcıdır; yanlış yazılmış isim sonradan silinemez. Bu yüzden üretime geçmeden önce gelen önizlemeyi listeyle yan yana okuyun ve onayı yazılı verin. Baskı bilgisi eksik ya da yanlış gelirse süreler uzar; grafik hazırlığı gerekiyorsa grafik çalışma ücreti ayrıca doğar.

Toplu paketleme planı

Yüzü aşan paket sayılarında paketleme yarı zamanlı bir iştir; plansız bırakılırsa teslimden bir gün önce ekibin masasını doldurur. Aşağıdaki sıra çoğu kurumda işe yarıyor.

1. Dağıtım listesini kesinleştirin: kim, hangi birimde, hangi teslim noktasında? Sonradan ekleme yapılacaksa yüzde 5 civarı yedek paket ayırın (varsayımsal oran).
2. Ambalajı ve ürünleri aynı haftaya denk getirin. Çanta bir ay önce, ürün üç hafta sonra gelirse depolama ve bekleme sorunu çıkar.
3. Teslim aldığınız kolileri sayın, bir tanesini açıp ürünleri kontrol edin. Kargo hasarı varsa kargo görevlisi önünde açıp tutanak tutturun.
4. İlk paketi tam hazırlayıp fotoğraflayın ve onaylayın; bu paket diğerlerinin referansı olur.
5. İstasyon düzeni kurun: her masada tek ürün, paket masadan masaya ilerlesin. İlk on paketin süresini ölçün, kalan işi o hızla çarpın.
6. Koliyi birim ya da şube adıyla etiketleyin, listede işaretleyin.

Süre tarafında baskılı üründe teslim süresi 15 iş günüdür ve baskı bilgilerinin eksiksiz ulaştığı, ödeme şartının tamamlandığı tarihten başlar. Buna paketleme için en az 3 iş günü ve şehir dışı dağıtım varsa kargo süresini ekleyin. Genel teslim takvimini toplu sipariş rehberinde bulabilirsiniz; bayram ve yıl sonu gibi yoğun dönemler için yılbaşı ve bayram planı yazımıza da göz atın.

Kargo dayanıklılığı ve sunum anı

Paketlenmiş hediyeyi kargolayacaksanız dış koli iç ambalajın sertliğine uymalıdır. Karton çanta tek başına kargoya uygun değildir; çantaları koli içinde dik, aralarına kâğıt dolgu koyarak yerleştirin. Cam, seramik ve kristal içerenlerde hareket boşluğu bırakmayın. Şehir dışına gidecek siparişlerde şube sorumlusuna toplu koli gönderip yerinde dağıtmak, tek tek kargolamaya göre hem hasar hem maliyet açısından genellikle daha rahattır. Kargo koşulları ve hasarlı teslimde izlenecek yol teslimat ve kargo sayfasında yazılıdır.

Elden verecekseniz kutuyu kapalı uzatın; logo, alıcıya dönük yönde dursun. Çalışan hediyelerinde dağıtımı bir toplantı sonuna ya da sabah ilk saate bırakmak, paketin masada gün boyu beklemesini önler.

Göndermeden önce son kontrol

• Set içeriği, ambalaj boyutu ve ürün sayısı birbiriyle örtüşüyor mu?
• İsimler tek listeden, aynı yazımla mı basıldı?
• Yedek paketler ayrıldı mı, kırılgan ürünler ayrı bölmede mi?
• Paketleme günü teslim tarihinin önüne yazıldı mı?
• Bütçe çerçevesi kurumsal hediye bütçe planıyla uyumlu mu?