Yeni Çalışan Hoş Geldin Seti: Rol Bazlı Kurulum Rehberi

İyi bir hoş geldin seti, yeni çalışanın ilk gün masasında bulduğu dört ila altı parçadan oluşur: yazı gereci, not tutacağı, günlük kullanım eşyası ve işin türüne göre bir ek. Her parça logoyu taşır ama set bir promosyon paketi gibi değil, işe başlayan kişiye "seni bekliyorduk" diyen bir hazırlık gibi okunmalıdır. Aşağıda seti rol bazlı kurmayı, işe alım takvimine göre stok planlamayı ve en sık yapılan hataları adım adım anlatıyoruz.

Kurumsal hediye ve reklam ürünü siparişlerinde en çok zorlanılan nokta şudur: set tek seferde, bilinen bir kalabalığa dağıtılmaz. İşe alımlar aylara yayılır, bedenler ve görevler değişir. Bu yüzden hoş geldin seti, etkinlik hediyesinden farklı olarak "stoktan çekilen" bir kalem olarak planlanır.

Çekirdek set ve rol eklentileri

Önce herkese giden ortak çekirdeği belirleyin; sonra rol bazında bir ya da iki parça ekleyin. Çekirdek genellikle şunlardan oluşur: bir defter ya da ajanda, bir kalem, bir termos veya matara ve bir bez çanta. Rol eklentileri ise kişinin gününü nerede geçirdiğine göre seçilir.

Tekstil parçalarında bedenin önceden bilinmesi gerekir; bu yüzden tişört ve yelek, çekirdek sete değil rol eklentisine konur. Mağaza rolünde baskı çoğunlukla DTF ile yapılır, çünkü logo renk sayısı fark etmeksizin tek geçişte basılır. Seçenekleri tişört ve yelek sayfalarında görebilirsiniz.

Parçaları seçerken üç soru

Katalogdaki her güzel eşya sete girmez. Aday parçaya şu soruları sorun:

1. Kişi bunu ilk haftada gerçekten kullanır mı? Ağır bir masa saati ya da büyük bir plaket kullanılmaz, rafta kalır.
2. Ölçü, beden veya model bilgisi olmadan verilebilir mi? Verilebiliyorsa stoklanabilir; verilemiyorsa ayrı bir "beden formu" adımı gerekir.
3. Yıl içinde bayatlar mı? Tarihli ajanda buna iyi bir örnektir: temmuzda işe başlayan birine ocak başlangıçlı ajanda vermek yarım yıl boşa gider. Yıl ortası alımlar için tarihsiz bir defter veya ajanda daha güvenlidir.

Kalem seçiminde de aynı mantık geçerlidir. Yönetici setinde metal tükenmez, genel sette daha hafif bir model yeterlidir; iki kalem arasındaki ayrım rol farkını sessizce gösterir.

Paketleme ve ilk gün sunumu

Parçalar tek tek poşete atılırsa set görüntüsü kaybolur. İşe başlama günü masaya bırakılan, üstünde kısa bir karşılama notu bulunan ve sıralı yerleştirilmiş bir kutu ya da çanta, aynı içeriği çok daha değerli gösterir. Bez çanta burada iki işe birden yarar: hem sete ambalaj olur hem de çalışanın günlük taşıma çantasına dönüşür. Çantanın ölçü ve kumaş seçimi için bez çanta rehberine bakabilirsiniz.

Pratik bir paketleme sırası: altta defter, ortada termos veya matara, üstte kalem ve kartvizitlik, en üstte not kartı. Termos gibi ağır parçayı çantanın dibine, kâğıt ürünlerden ayrı koyun; yoksa taşımada defterin kapağı ezilir.

Adet planı: işe alım takvimine göre stok

Çalışan sayısı belli olan bir etkinliğin aksine, hoş geldin setinde adedi insan kaynakları planı belirler. Hesabı şu adımlarla yapın:

1. İnsan kaynaklarından önümüzdeki on iki ay için planlanan işe alım sayısını rol bazında alın.
2. Devir oranından gelen yedek alımları ekleyin; geçen yılın ayrılan sayısı iyi bir başlangıç verisidir.
3. Beden gerektiren parçalar için ayrıca bir dağılım tablosu çıkarın. Çalışan listesinden gerçek beden dağılımını görmeden orta bedenlere yüklenmeyin; dağılım çoğu zaman tahmin edilenden daha geniş çıkar.
4. Toplamı en az iki parti halinde bölün: ilk parti yılın ilk yarısına, ikinci parti yeniden sipariş uyarısıyla gelsin.

Varsayımsal örnek: yıl içinde 40 yeni çalışan alınacak ve bunların 25'i ofis, 15'i saha rolünde olsun. Çekirdek set için 40 artı yaklaşık 4 yedek, yani 44 takım; saha eklentisi için 15 artı 2 yedek, yani 17 yelek planlanır. Bu rakamlar yalnızca mantığı göstermek için uydurulmuş bir örnektir; kendi sayılarınızla çarpın.

Üretim süresini unutmayın: logolu siparişlerde teslim, baskı bilgilerinin eksiksiz ulaşıp ödeme şartlarının tamamlandığı günden itibaren 15 iş günüdür. Stok bitmeden bu süre kadar önce yeniden sipariş vermeniz gerekir. Süreç ve kademeler için toplu sipariş rehberi yararlıdır.

Logo ve kurumsal renk uygulaması

Hoş geldin setinde asıl amaç, parçaların birlikte durduğunda tek bir kimlik gibi görünmesidir. Bunun için seti üç ayrı logo renginde değil, en fazla iki kurumsal renkte kurun. Örneğin koyu lacivert defter, aynı tonda bez çanta ve metal gri kalem aynı aile gibi durur; üçü de farklı parlak renkte olursa set dağınık görünür.

Kişiye özel isim baskısını sete koyarken dikkat edin. İsimli parçalar stoklanamaz, çünkü kişi belli olmadan baskı yapılamaz. Bu yüzden kartvizitlik gibi isim gerektiren eşyaları stoklu setin dışında tutup, yalnızca logo taşıyan parçaları stoklayın. Logo dosyasını vektörel biçimde (PDF, AI, EPS, CDR) hazırlamak için logo dosyası rehberini kullanın. Dosyanız hazır değilse grafik çalışması ücretlidir; ürün üzerinde önizleme için ise Kendin Tasarla aracı ücretsizdir.

Yeniden sipariş döngüsü ve sık hatalar

Yılda iki kez, örneğin ocak ve temmuzda, stok sayımı yapın. Kalan set sayısını son üç ayın ortalama işe alım hızına bölün; sonuç iki aydan kısaysa yeni sipariş zamanı gelmiştir. Aynı tasarımı yıllarca basmak tutarlılık sağlar, ancak ürün modeli bir sonraki siparişe kadar katalogdan kalkmış olabilir. Eşdeğer model için tekliften önce teyit alın.

Aşağıdaki kontrol listesi sık yapılan hataları özetler:

• Tek seferde bir yıllık beden stoku almak; ilk ay bedenlerin yarısı yanlış çıkar.
• Tarihli ajandayı yıl ortasında vermek.
• Sete çok fazla parça koymak; altı parçayı geçen setler genellikle yarım kullanılır.
• Bayi ve satış noktası çalışanlarını unutmak; onlar için ayrı planı bayi ve satış noktası rehberinde bulabilirsiniz.
• Seti ilk gün yerine ilk haftanın sonunda vermek; etkisi ilk günde en yüksektir.